文件管理系统 如何搭建一秒找到文件，终身受用的文件管理系统？
文件管理系统你的电脑桌面，是不是跟我一样，文件到处乱放，想要某份文件的时候，却总是找不到？
而且，我发现，凡是能存储的地方，比如浏览器、网盘等，都塞满了各种各样的文件，甚至一份文件的修改版占到了十几份。这使得我不仅害怕寻找某份文件，也害怕与人协作同步文件，比如上司要求重新发第一个版本的拉新活动方案，或者同事希望我分享上个月的留存数据文件。那么为什么会这样呢？因为存储的越容易，提取就越困难。比如老师课堂上讲课，边听边记，存储的太容易，过不了几天，就忘得七七八八，提取不出来。好的办法是，老师讲完课， 第二天再写笔记，这个时候提取较为困难，但是提取出的知识，记忆会更牢靠，至于模糊的知识点，可以拿到其他同学的笔记，帮助提取。这就类似我们每次收藏文件，一部电影、一本电子书、随手拍的一张照片等，这类文件的特点是散、小以及本身无自带存储逻辑，而我们每次都是随手收藏，存放到浏览器书签，电脑磁盘、网盘等，但到了提取的时候，就变得非常困难。那怎么解决这个问题呢？很简单，建立一套「一次搭建，终生受用」的电脑文件管理方案。这里我借鉴了 howie serious 在《文件管理 | 这里有 1 个「一次搭建、终生受用」的文件管理方案》的文件管理方法，基于 GTD 法则，作用在浏览器书签、印象笔记、百度网盘、电脑磁盘、WPS 网盘等提供存储资料的软件，每份文件得到有序整理，不仅不再纠结文件该存放在哪个位置，也使得我仅需 10 秒即可找到所需文件，避免了找着找着就忘记找啥等问题。
平时大家上班对着最多的设备是电脑，所以我以电脑搭建文件系统作为例子，向你分享我的文件管理方法心得。
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01 少分类，多搜索在以前，我们都是按照课程名称或知识点，不断创建文件夹，然后往里面存放文件，时间一长，文件夹非常多，甚至文件夹的层次高达六七层，导致自己每次去翻看笔记，都是按照一层层文件夹去寻找，至少耗费几十分钟。
而在信息爆炸的时代，最快捷的方式就是搜索，需要什么资料或文件，直接在搜索框输入关键字，然后在搜索结果进行查找。比如在百度输入元知识，只要是标题或内容出现相关字眼，都可以出现在搜索结果里。
所以，我们的文件管理系统，要遵循“少分类，多搜索”原则，那么在电脑落实的话，一是文件夹分类极简，只做文件的流程管理，而文件要规范命名，基于搜索实现一键调取。注意：印象笔记由于有标签功能，可以用标签管理知识，戳：《如何用印象笔记构建写作系统？》
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02 文件管理系统的搭建实战首先，不管是文件还是灵感，都是信息，当它在电脑和大脑流动的时候，使用 GTD 法则进行管理，实现 “收集 — 处理 — 归档”的闭环。#注释：GTD，全称 Getting Things Done，译作“把需要做的事情处理好”，核心理念是必须记录下来要做的事，安排优先序，然后整理安排并使自己逐个执行。要做到这一点，我们可以用文件夹结构做流程管理，基本步骤有三步：1、收集箱收集箱作为资料或文件的唯一入口，不管是浏览器、百度网盘下载的软件，还是微信或钉钉接收到的资料，统一放到该文件夹下。
2、工作台工作台：今天或最近工作的文件夹，比如我今天的任务是修正内容分发算法，那么就从收集箱把所有相关的文件都拖到工作台文件夹里。
备注：如果你一天有几个任务，可以将最重要任务的文件放进工作台文件夹。至于其他项目的文件，对每个项目都另起一个文件夹，然后创建快捷方式到工作台文件夹里。
3、归档信息是流动的，收集是它的起点，那么归档就是它的终点。在归档中，我将其分为了零散归档和项目归档。
对于项目归档，当我们完成了某个项目的时候，那么我们可以将与项目相关的文件整理到一个文件夹，随后移动到归档中。比如我 11 月份完成了创作者活动，那么我就可以整理创作者相关的文件，将它们放到“创作者活动”文件夹。
对于零散归档，一般存放比较琐屑的文件，比如日常临时性任务产生的，所在行业的咨询报告。比如最近负责的功能出现重大版本更新，需要对用户说明对应功能的前后变化，那么在我完成这个说明之后，相关文件也就被移动到这个文件夹下。
到了这一步，基础的文件夹流程管理已经结束，但并不能完成应付我们日常的复杂环境。比如我昨天就有项目立项，学习知识管理课程，阅读了《学会提问》，以及下午到户外摄影等事情，甚至前段时间并行参与几个项目的事情。要解决这个问题，就需要借鉴“杜威十进图书分类法”，由麦尔威杜威发明，能囊括住全世界图书知识，我们那点小知识也自然可以概括在内。总得来说，杜威十进图书分类法是用三位阿拉伯数字来命名，从 100 到 900，把人类所有的知识都分了十个大类，叫爷分类，然后每个大类再分出几个中分类，叫父分类，最后每个中分类再分出几个小分类，叫子分类。
对于我们普通人的生活，可以分为“学习、工作、生活、兴趣”四大类，之后根据自己的情况进行适当调整。
此后，我们确定了一个项目，可以为该项目起一个文件夹，然后放到“分类区”的某个大类下。如果这个项目终止或完结后，并且不再怎么使用其中的文件，那么我们可以将其移动到归档区。比如我负责的项目内容生产方式由 PGC 转为 UGC，那么我就将 PGC 的活动文件放到“创作者活动”文件夹下，移动到归档区。
需要注意的是，文件夹是线性排列的，减少文件夹的层级关系。比如“110-Ouput-输出”在结构上，属于“100-Lerning-学习”，但它与“100-Lerning-学习”都是在同一个文件夹下。
讲完了文件夹的结构，就需要对文件进行命名规范，以便搜索时，实现一键调用。一般建议使用“项目名称+文件名+版本号+修改时间”，比如“推文框架-滴答清单标签-V1.0-2021-01-28”。当然，如果你在咨询行业或乙方公司，那么可以结合工作的内容进行调整，比如“No 项目名-文件名-甲方公司 A-乙方公司 B-版本号-修改时间”（No 表示数字）。
当到达这一步，文件管理系统基本完成，接下来就是本地搜索的事情了。但由于 Windows 系统提供的搜索功能非常差，搜索一个文件居然要用几分钟。这就需要我们安装第三方搜索软件，这里我推荐使用火柴（基于 everything），网站：https://huochaipro.com/安装完成后，在任何界面双击 Ctrl，即可弹出搜索框，输入关键字，即可查找文件。
更有趣的是，如果我们关键字没有在电脑找到文件或文件夹，搜索结果会显示主流搜索引擎，方便我们进行网络搜索。
当然，这个搜索引擎还可以提供查询天气，截图，加减乘除计算，快递查询、二维码生成等服务。
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03 提升文件管理效率的三款软件提升效率，安装以下三款软件，让你的文件管理系统更上一层楼，释放出更大的生产力。1、第一款，腾讯桌面管理独立版，提供桌面格子，以及本地文件搜索功能。网址：https://guanjia.qq.com/product/zmzl/建议下载安装独立版（如果你点击立即下载，下载的是腾讯电脑管家）。
而我会将“收集、工作台”等重要文件夹映射到桌面，再也不用打开“我的电脑”，进去对应磁盘的文件夹，寻找某份文件了。
设置方法很简单，当我们安装完成后，右键对应的文件夹，然后选择“作为桌面格子显示”，即可在桌面看到这个文件夹的映射。
这里的话，腾讯桌面管理独立版的搜索功能很棒，它自动将搜索结果按照“文档、应用程序、图片”等维度进行分类，而我们在任何界面按下“Ctrl + P”即可调出搜索框。
2、第二款，坚果云，提供文件夹同步功能。有了它，我可以将这个文件管理系统同步到 Mac/Windows 系统的任何设备中，甚至让团队共用一套文件系统，实现高效协作。有时候下班了，某份文档需要回家做些修改，这时候我在公司电脑将这份文件放进文件管理系统中，它就会自动实时同步到我家用电脑中。设置方法也很简单，下载安装后，登录设备，然后右键选中某个文件夹，点击“坚果云 — 同步该文件夹”，即可将该文件夹同步到坚果云中。网址：https://www.jianguoyun.com/
非常惊喜的是，我们将某个文件夹设置为坚果云的同步文件夹后，我们在该文件夹下新增、编辑、删除某个文件，都会被记录，所以我们可以利用其恢复某份在电脑已被删除的文件。而且当我们修改某份文件，它会记录且保存前后修改的文件内容，实现版本记录。从此，我再也不需要每次修改后，在电脑磁盘生成一个新的文件。
注意，坚果云提供每个月 1G 免费流量，超过了就花 199 元开通年会员。为了避免超过 1G 流量，每当项目完结，或正在进行的项目有大文件时，比如超过 50M 的视频，可以将该文件上传到百度网盘（在百度网盘也搭建这个文件管理系统），然后将文件的分享链接存储到印象笔记，方便调用。
3、第三款，DropIt，实现批量命名文件或文件夹。下载安装后，打开软件，它会在桌面悬浮一个图标。网址：http://www.dropitproject.com/
当我们写好规则/协议，然后将文件拖到该软件的悬浮图标后，即可自动批量命名文件。
当然，这个软件需要我们自己编写规则，对于非计算机专业的人士来说，有一定的上手门槛。我准备了 TopBook 出品的 DropIt 教程，保证你可以 30 分钟内学会，戳：https://topbook.cc/course/detail/150最后做个小结，电脑中信息和文件的混乱与秩序，反映了电脑屏幕对面，那个人脑中信息处理的混乱和秩序。我们需要搭建一个井然有序的文件管理系统，这样就不用废脑细胞去想一些太基础的问题，然后把大脑留给更有创造力的事。同时我会使用文件日清法，每天下班前，我都会清理常用设备：1、将电脑文件归纳整理，删除无用文件，并且做好文件云同步。2、将手机图库的图片，以及微信的文件存储到印象笔记。在印象笔记整理归纳后，删除手机中的图片以及文件。此后，我每次去寻找文件，只需要在电脑以及印象笔记输入关键字进行搜索，即可快速找到。推荐阅读
1、如何打造高效的办公环境，主动降噪？如何用晨间日记做目标、计划与执行？如何打造知识体系，停止盲目的无效努力？作者介绍：
猫晓豆豆，社区运营，健身进击中 ing，白天工作，晚上码字，公众号：猫晓豆豆，希望与一百万社区人分享所见所想；
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